Hoy traemos un post con un tema muy especial. Excel como herramienta de gestión para los emprendedores y freelance que inician su propio negocio. Como es un tema poco tratado en el blog, me pareció interesante traer un especialista. Roger, Ingeniero Industrial de profesión, hoy también emprendedor. En su trayectoria profesional, ha tocado muchos temas y entre ellos el mundo de las finanzas, almacenes, logística y producción. Hoy nos muestra como gestiona él su propia empresa. Si te interesa, no te pierdas el post de Roger. (al final del post nos deja un enlace con una sorpresa para nosotros los emprendedores).
Soy uno de esos que llaman freelance o emprendedor, como muchos hoy en día. Algo que aprendí trabajando por cuenta propia es que ciertas nociones sobre gestión empresarial para emprendedores son importantes y que una simple hoja de cálculo puede sernos muy útil para llevar un control de nuestro trabajo. Y eso es lo que he venido a contarles hoy, paso a paso. Casi siempre, a no ser que seamos asesores o gestores, nos vamos a dedicar a actividades que poco o nada tienen que ver con nuestras carreras o especialidades y por eso, que mejor que contar con plantillas especiales para cada una de nuestras actividades. Además, organizar una forma interesante de mostrar los datos más relevantes de nuestro trabajo diario, de manera que podamos verlos con facilidad y que sea atractiva a la vista.
1.- Primer paso, la base de datos en la gestión empresarial para emprendedores
En toda empresa grande, mediana o pequeña, es vital el manejo de una base de datos o master data, ya sea de nuestros clientes, proveedores, los códigos de nuestros productos o servicios, etc. Quizá pienses, no necesito una plantilla, me es suficiente hacerlo a mano en una libreta, pero recuerda, tu emprendimiento crecerá y llegará el momento en que será un dolor de cabeza realizar una consulta o buscar algún dato. Imagínate, enviar una promoción especial a tus clientas de una ciudad que esta de aniversario, o a una lista de clientes que celebran su cumpleaños, quizá lo tengas anotado a mano, pero el tiempo que te tomará armar está campaña te va tomar demasiado tiempo; tiempo que podrías invertir en otras actividades más productivas en tu emprendimiento. Por ejemplo, al principio no tuve muchos problemas, facturaba poco y era fácil hacerlo “a mano”. Pero con el tiempo me encontré con que no sabía qué ganancias había tenido o cuales fueron mis gastos. Indagué en Internet y vi programas que eran sencillos y útiles, pero no me permitían personalizar lo que quería que se calculara y se viera, o peor aún los costos de estos programas eran demasiado elevados, por eso opté por utilizar una hoja de cálculo para llevar a una gestión completa y de una manera sencilla y personal. Lo que hice entonces fue prepararme una hoja central de datos con los campos que necesitaba y aquellos que quería ver en el modelo final. Yo lo estructuré así: una para clientes, otra para proveedores o acreedores y otra para presupuestos; por otro lado, una para ingresos, una más para gastos de colaboradores y otra para gastos generales.
2#- Segundo paso, agrupar conceptos.
Una vez preparado los datos llega el momento de la verdad, tienes que agruparlos y “ponerlos bonitos”. Siempre será más agradable de ver y te predispone a analizarlos con más ganas. Yo suelo poner el nombre al lado de la figura para saber qué es cada importe: ingresos, gastos, etc. Por otro lado, este modelo final cuanto más simple mejor, porque siempre podemos ampliarlo con una tabla adicional. Pero además, las fórmulas utilizadas para cada valor no las he complicado, primero porque, aunque mis conocimientos de hojas de cálculo son aceptables, no es necesario y segundo, porque quiero que sirva a todo el mundo. Son fórmulas básicas y fáciles de usar, como suma, sumar.si, contar, contara, si, buscarv y buscarh.
3#- Tercer paso, «El Estado somos todos», o eso dicen
Este apartado prometo que será breve, ya que la mayor parte de esta labor la hace la propia SUNAT. Actualmente desde la página de la SUNAT puedes emitir comprobantes electrónicos sin límites. Asi que solo necesitarás llevar un registro de ingresos y salidas en la hoja de Excel para que al cierre de mes puedes realizar un balance rápido de tu emprendimiento.
4#- Por último, el análisis
Una vez tienes los datos, y los has presentado en este sencillo modelo de gestión empresarial para emprendedores, toca analizarlos. Pero no te preocupes, no vamos a dar una clase de economía. Lo importante es saber los conceptos básicos. A efectos de la gestión diaria, nos interesan los ingresos y su procedencia, así como los porcentajes sobre el total. Una parte importante es el balance, yo lo he hecho muy simple. Tienes por un lado el stock valorizado, por otro lo que te puedan deber los clientes en la fecha que estás y por supuesto, el dinero de que dispones, por último, lo que tú debes a colaboradores y proveedores. De esta forma, la diferencia entre estos nos da el patrimonio de que dispones en relación a tu trabajo como freelance. Como ves, llevar la gestión empresarial para emprendedores con una hoja de cálculo no es difícil y estaremos encantado de resolver tus posibles dudas, si las tienes.
Les agradezco por tomarse el tiempo de leer este artículo, y por supuesto como se mencionó al inicio, les compartiré una plantilla de Kardex en Excel, la cual funciona con una pequeña macro, recuerden que las plantillas las pueden tener múltiples aplicaciones, solo inténtelo y luego me van comentando como les va.
Pronto un curso básico personalizado de Excel para emprendedores, donde te enseñaremos a crear diversas herramientas con Excel y macros, y lo mejor será cuando las juntemos a algunas aplicaciones gratuitas de Android/IOS y verán que será toda una maravilla. Hasta pronto.